מדריך משתמש: DLP + תוויות רגישות + בדיקת מילים (Check Words)

למשתמשים עודכן: 28.01.2026

לפני שיתוף/שליחה - 20 שניות

  1. עוצרים רגע. אם קפצה התראה — זו “רמזור” שמונע טעות יקרה.
  2. בודקים למי זה יוצא. טעות בנמען היא הדליפה הכי נפוצה.
  3. מסמנים רגישות נכון. תווית נכונה = שליטה (מי רואה, מה אפשר לעשות עם הקובץ).

מה זה DLP ומה זה “תווית רגישות” (במילים פשוטות)

  • DLP = מנגנון שמזהה מידע רגיש בזמן אמת (לדוגמה: מילים רגישות / ת.ז / טלפונים) ועוצר טעויות לפני שהן קורות.
  • תווית רגישות = “שלט” שמצמידים לקובץ/מייל כדי שהמערכת תדע איך להגן עליו.
  • אם לא בטוחים — עדיף לבחור רמה יותר שמרנית ולבקש אישור מאשר “לנחש”.

התוויות אצלנו (כלל אצבע)

“בלמ"ס”

  • שימוש פנימי שגרתי.
  • שיתוף לפי צורך עבודה.
  • כשיש ספק — עוברים ל”בלמ"ס מוגבל”.

“בלמ"ס מוגבל”

  • רגיש יותר: דורש זהירות גבוהה.
  • הוצאה מחוץ לארגון — רק לפי תהליך אישור (אם מופיע חלון/בקשה).
  • אם מופיעה חסימה — לא מנסים “לעקוף”.

איך עובדים נכון עם תוויות (3 צעדים)

  1. בחר/י תווית לפני שיתוף. זה חוסך חלונות קופצים ברגע האחרון.
  2. אם התווית משתנה/מתעדכנת — קוראים את ההודעה ומאשרים רק אם זה הגיוני.
  3. אם צריך להוציא החוצה — מעדיפים קישור (כשאפשר) ומבצעים לפי תהליך האישור.

מה מותר ומה אסור (בהתנהגות משתמש)

מותר ✓

  • לקרוא את ההודעה/התראה ולפעול לפי ההנחיה.
  • לבחור את התווית המתאימה לפני שיתוף.
  • להשתמש בבדיקת מילים (Check Words) לפני שליחה כשיש ספק.

אסור ✗

  • לסגור חלון קופץ “אוטומטית” בלי לקרוא.
  • לנסות להתחמק מזיהוי (שינוי כתיב/פירוק מילים) כדי “שיעבור”.
  • לשלוח החוצה “בלמ"ס מוגבל” בלי האישור שנדרש.

מה לעשות כשקופצת התראה (הרגל מנצח)

  1. עצירה. זה רגע ההגנה שלך.
  2. קריאה. מה זוהה? מילים/מספרים/תווית?
  3. בחירה חכמה. מתקנים תוכן/נמען/תווית — או ממשיכים רק אם זה באמת נחוץ ובאישור.

בדיקת מילים רגישות (Check Words) — איך משתמשים

1) איפה מוצאים את הכפתור

  • Word / Excel / PowerPoint → לשונית Home → כפתור Check Words.
  • מומלץ: לבצע בדיקה רגע לפני שליחה/שיתוף, במיוחד במסמכים שמכילים שמות/מספרים/מונחים רגישים.
Screenshot

2) איך נראית חלונית הבדיקה (Task Pane)

  • החלונית מציגה סטטוס ברור: ירוק/צהוב/אדום.
  • אם נמצאו מילים רגישות — תופיע רשימה עם מספר מופעים לכל מילה.
  • יש כפתור Scan Now לסריקה ידנית, ובנוסף סריקה אוטומטית כל 10 שניות.
Screenshot

3) איך להבין את הצבעים (בלי לחשוב יותר מדי)

  • 🟢 ירוק — לא נמצאו מילים רגישות.
  • 🟡 צהוב — סריקה מתבצעת (להמתין רגע/לבצע Scan Now).
  • 🔴 אדום — נמצאו מילים רגישות (לעצור ולבדוק לפני שליחה/שיתוף).

מה עושים כשמופיע אדום?

  1. לא שולחים עדיין.
  2. מאתרים את ההקשר. האם המילה באמת רגישות בהקשר הזה?
  3. בוחרים פעולה: מתקנים ניסוח / מסירים פרט מיותר / בוחרים תווית מתאימה / מבקשים אישור אם נדרש.

שפה

  • הכלי מזהה אוטומטית את שפת Office: עברית/אנגלית (כולל RTL).

שאלות נפוצות

נמצא לי “אדום” אבל אני חייב לשלוח — מה עושים?

עוצרים. מתקנים מה שאפשר (נמען/תוכן/תווית). אם עדיין נדרש להוציא החוצה — ממשיכים לפי תהליך האישור שמופיע בחלון הקופץ.

למה זה חוסם אותי “פתאום”?

כי זוהה תוכן/דפוס שנחשב רגיש (מילים רגישות/מספרים מזהים/תווית “בלמ"ס מוגבל”) או כי הוצאה מחוץ לארגון דורשת אישור.

האם הכלי מחליף תווית רגישות?

לא. הכלי עוזר לזהות מילים רגישות. התווית עדיין קובעת את רמת ההגנה וההתנהגות הנדרשת.

מסמך זה מתאר את חוויית המשתמש וההתנהגות המצופה לפי מדיניות DLP ותוויות רגישות ארגונית. יתכנו הבדלים נקודתיים לפי הרשאות ותפקיד.